Apakah kamu akan mengadakan sebuah event? Salah satu hal yang perlu dipersiapkan adalah panitia agar pengelolaan event dapat terorganisir dan efektif dari tahap perencanaan hingga pelaksanaan. Berikut ini susunan panitia event dan tugas-tugasnya agar event terlaksana dengan lancar.
Kamu Lagi Butuh Souvenir Event Custom? Order di HelloSWAG.id Aja!
Event dapat berjalan dengan lancar karena penyelenggara telah membentuk susunan panitia yang kompeten dan solid. Berikut ini merupakan susunan panitia event serta tugas-tugasnya.
1. Ketua Panitia
Ketua panitia menjadi orang yang harus mampu memimpin tim secara keseluruhan dan bertanggung jawab untuk keberhasilan event, dengan tugas:
- Mengkoordinasikan kegiatan panitia event secara keseluruhan
- Memonitoring seluruh divisi bekerja sesuai dengan perencanaan event
- Mengambil keputusan akhir baik dalam perencanaan maupun pelaksanaan event
- Penghubung panitia utama dan pihak luar (contohnya sponsor dan media)
2. Penanggung Jawab Acara
Penanggung jawab acara mempunyai fungsi sebagai sebagai asisten utama dari ketua panitia, dengan tugas:
- Memonitoring seluruh persiapan event supaya terlaksana sesuai jadwal
- Memonitoring pelaksanaan event pada hari H
- Membantu ketua panitia ketika pengambilan keputusan dan menyelesaikan masalah yang muncul saat event berlangsung.
- Menyiapkan laporan evaluasi setelah event selesai
3. Sekretaris
Selanjutnya adalah sekretaris, yang mempunyai tugas:
- Mencatat hasil rapat secara keseluruhan
- Membuat jadwal event
- Mendokumentasikan segala informasi penting yang berkaitan dengan event.
- Bertanggung jawab pada korespondensi juga komunikasi formal antara panitia utama dengan pihak-pihak eksternal
4. Bendahara
Bendahara memiliki tanggung jawab untuk mengelola keuangan event, dengan tugas:
- Menyusun anggaran untuk perencanaan event
- Mencatat pemasukan dan pengeluaran yang dibutuhkan dari awal event
- Memastikan dana tersedia untuk semua kebutuhan event
- Memonitoring penggunaan anggaran agar tidak melebihi batas yang telah ditentukan
5. Divisi Acara
Divisi acara terbentuk dalam sebuah tim, dengan tugas:
- Merancang konsep event
- Mengatur susunan event
- Memonitoring seluruh kegiatan dalam event agar lancar dan sesuai rencana
- Mengkoordinasikan pelaksanaan event di lapangan dan mengatasi masalah yang dapat muncul saat berlangsungnya event
6. Divisi Logistik
Berikutnya divisi logistik, yang memiliki tugas:
- Bertanggung jawab atas pengadaan barang dan peralatan yang dibutuhkan selama event, seperti sound system, panggung, tenda, atau kursi
- Mengatur pengangkutan barang
- Memonitoring segala sesuatu tersedia dan terpasang sesuai kebutuhan
7. Divisi Humas
Divisi humas pada panitia event memiliki tugas:
- Mengelola promosi dan publikasi event
- Memonitoring informasi mengenai event tersampaikan dengan baik kepada target audiens di berbagai media (contohnya media sosial dan media massa)
- Mengkoordinasikan kerja sama dengan sponsor dan media partner.
8. Divisi Dokumentasi
Divisi dokumentasi memiliki peran untuk mendokumentasikan momen-momen penting selama event, dengan tugas:
- Bertanggung jawab mengambil foto dan video event
- Mendokumentasikan seluruh rangkaian event dari awal hingga akhir.
9. Divisi Konsumsi
Divisi konsumsi memiliki tugas:
- Bertanggung jawab menyiapkan makanan dan minuman untuk panitia, tamu, dan peserta event.
- Memonitoring agar kebutuhan konsumsi tersedia dengan baik, mulai dari persiapan, penyajian, hingga pengelolaan sisa makanan setelah event selesai.
Demikian susunan panitia event dan tugas-tugasnya yang perlu kamu ketahui jika akan mengadakan event. Selain memiliki panitia event yang bertanggung jawab pada tugasnya masing-masing, agar event yang akan diselenggarakan memberikan kesan istimewa maka sediakan souvenir event yang bisa kamu beli di Hello Swag. Yuk buat event kamu makin meriah dengan souvenir event dari Hello Swag.
Editor : Dodi Insan Kamil
