Menurut para ahli logistik adalah manajemen aliran perpindahan barang dari suatu titik asal ke titik konsumsi atau pemakaian untuk memenuhi permintaan atau kebutuhan tertentu. Sebagai contohn adalah kebutuhan divisi lain, kebutuhan konsumen, ataupun perusahaan mitra.
Ringkasan
- Divisi logistik secara umum bertugas mengatur perpindahan barang dari gudang sampai ke tangan pengguna secara tepat. Selain itu divisi ini juga dibagi menjadi tiga yaitu inventarisasi, administrasi, dan pengiriman.
- Inventarisasi bertugas memastikan jumlah barang di gudang selalu cukup, tidak hilang, dan kualitasnya tetap bagus.
- Administrasi bertugas mengurus surat-menyurat, laporan harian, dan pencatatan data agar semua pengiriman punya bukti legal.
- Pengiriman bertugas mencari rute tercepat dan biaya termurah untuk mengantar barang sampai ke tujuan tepat waktu.
- Ada juga beberapa tools yang sebaiknya dikuasai oleh divisi logistik seperti Excel terutama di bagian VLOOKUP/XLOOKUP, Pivot Table, dan IF & Conditional Formatting serta tools khusus seperti WMS dan ERP.
Buat Swaggiest yang sedang bekerja di divisi logistik, jadi volunteer, atau sebagai ketua di satu organisasi, event, atau manajemen dan butuh semacam penjelasan tentang jobdesk divisi logistik, maka kamu datang ke tempat yang tepat.
Jobdesk Logistik
Pada dasarnya dunia logistik itu luas, tapi bisa kita sederhanakan menjadi tiga bagian yaitu manajemen, administrasi, dan distribusi.
1. Manajemen Stok dan Inventarisasi
Ini adalah tugas yang memastikan semua barang selalu tersedia dan tidak hilang. Jadi daftar jobdesk logistiknya biasanya seperti berikut:
- Inventory Contro: Memantau jumlah stok barang secara real-time agar tidak kelebihan seperti boros tempat, atau kekurangan stok.
- Stok Opname: Melakukan pengecekan fisik barang secara berkala untuk mencocokkan jumlah barang di rak dengan data di komputer atau sistem.
- Ibound dan Outbound: Mengawasi proses penerimaan barang dari supplier dan pengeluaran barang untuk pelanggan.
- Quality Control: Mengecek kondisi fisik barang yang masuk maupun keluar untuk memastikan tidak ada kerusakan atau cacat.
- Optimasi Tata Letak: Mengatur posisi barang di gudang agar barnag yang paling laku berapa di tempat paling mudah untuk diambil.
2. Administrasi dan Dokumentasi
Administrasi dan dokumentasi adalah bagian yang mengelola data dan legalitas pengiriman, untuk daftar jobdesknya sendiri adalah sebagai berikut:
- Penyusunan Dokumen: Membuat dan mengelola invoice, purchase order (PO), Surat Jalan, dan Bill of Landing atau dokumen pengangkutan.
- Data Entry: Memasukkan data transaksi ke dalam sistem seperti spreadsheet atau Ms Excel dan Warehouse Management System.
- Reporting: Menyusun laporan harian, mingguan, atau bulanan mengenai aktivitas logistik untuk dilaporakan kepada manajer.
- Arsip: Menyimpan bukti terima barang dan dokumen pengiriman sebagai pertanggungjawaban jika terjadi selisih di kemudian hari.
3. Distribusi dan Transportasi
Ini merupakan bagian yang memastikan barang berpindah tempat dengan efisien.
- Route Planning: Merencanakan rute pengiriman yang paling pendek dan cepat untuk menghemat waktu serta biaya bahan bakar.
- Scheduling: Mengatur jadwal keberangkatan truk, kurir, atau semisalnya dan juga jadwal shift staf gudang agar proses pengiriman tidak bentrok.
- Vendor Management: Berkomunikasi dan bernegosiasi dengan pihak ketiga seperti jasa ekspedisi atau penyedia sewa truk untuk medapatkan harga terbaik.
- Tracking: Memantau posisi barang selama di perjalanan dan memberikan update status pengiriman kepada pelanggan.
- Cost Optimization: Menganalisis pengeluaran logistik semisal bensin, perawatan kendaraan, sewa gudang dan mencari cara agar biayanya bisa ditekan tanpa mengurangi kualitas layanan.
Untuk dunia organisasi khususnya mahasiswa dan event, terkadang jobdesk logistik lebih digabung ke dalam satu divisi yaitu divisi logistik yang tugasnya mencakup keseluruhan jobdesk di atas.
Tools Untuk Menunjang Jobdesk Logistik
Ada beberapa tools yang bisa atau bahkan wajib Swaggiest kuasai untuk jadi ahli dalam divisi logistik, berikut penjelasannya.
1. Microsoft Excel
Menguasai microsoft excel sudah menjadi sebuah kewajiban untuk mereka yang berkecimpung di dunia logistik. Namun selain itu ada skill yang sangat berharga untuk kamu kuasai, seperti:
- VLOOKUP/XLOOKUP:Untuk mencocokkan data stok dari dua tabel berbeda.
- Pivot Table: Untuk membuat laporan ringkas misal, berapa total barang keluar bulan ini?.
- IF & Conditional Formatting: Untuk memberi tanda otomatis jika stok sudah di bawah batas aman (berubah warna jadi merah).
2. Software Manajemen
Software manajemen sangat terpakai jika kita bekerja di perusahaan besar yang fokus ke pergudangan maka kamu harus menguasai tools di bawah ini:
- WMS (Warehouse Management System): Digunakan untuk melacak posisi barang di gudang (rak mana, baris berapa) dan memantau pergerakan stok.
- TMS (Transportation Management System): Digunakan untuk merencanakan rute pengiriman, memantau posisi armada (GPS tracking), dan menghitung biaya bensin secara otomatis.
3. ERP (Enterprise Resource Planning)
Ini semacam sistem yang menghubungkan logistik dengan departemen lain seperti Keuangan dan Penjualan. Contohnya SAP, Oracle, atau Odoo.
Fungsinya, saat tim Sales menjual barang, stok di Logistik akan berkurang otomatis, dan tim Keuangan langsung mendapat data tagihan. Kamu harus paham cara input dan baca data di sini.
Nah itu dia gambaran lengkap tentang dunia dan jobdesk logistik yang ternyata lebih dari sekedar urusan gundang. Jadi buat Swaggiest yang sedang memegang tanggung jawab di divisi ini baik dalam perusahaan, event, atau organisasi bisa menjadikan daftar di atas sebagai pegangan.
Ditambah lagi jika kamu sedang mengadakan event baik untuk kantor, komunitas, atau organisasi dan sedang mencari souvenir event maka helloswag adalah pilihan yang tepat. Di sini helloswag menawarkan kecerian dan desain yang dinamis serta hasil yang presisi sesuai custom dan kebutuhan.
