Surat permohonan sponsorship memiliki peran yang sangat penting dalam mendatangkan sponsor untuk event. Fungsi dari surat ini sebagai alat komunikasi resmi untuk mengajukan kerja sama dengan perusahaan atau pihak sponsor.
Dengan adanya surat permohonan sponsorship yang baik, penyelenggara acara dapat meyakinkan calon sponsor untuk mendukung acara yang diselenggarakan.
Sedang Mencari Vendor Souvenir Event? Kunjungi Hello Swag Aja!
Oleh karena itu, penyusunan surat ini harus jelas, rinci, dan profesional agar dapat menarik minat sponsor serta membangun hubungan kerja sama yang saling menguntungkan.
Contoh Surat Permohonan Sponsorship
Berikut ini merupakan contoh surat untuk permohonan sponsorship yang singkat yang disertakan dengan proposal sponsor.
1. Surat Sponsorship Seminar Digital Marketing
[KOP SURAT PERUSAHAAN/INSTANSI JIKA ADA]
SURAT PERMOHONAN SPONSORSHIP
Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: –
Perihal: Permohonan Sponsorship
Kepada Yth,
PT. Mahada Group Internasional
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diselenggarakannya Seminar Digital Marketing yang diadakan oleh Wagency pada:
Hari/Tanggal: Kamis, 5 Juni 2027
Waktu: 07.00 – 15.00
Tempat: Ballroom TSM Bandung
Pembicara: Dodi Insan Kamil
Maka dengan ini kami bermaksud untuk mengajukan permohonan sponsorship kepada PT Mahada Group Internasional agar dapat berpartisipasi dalam mendukung acara ini. Adapun bentuk dukungan yang kami harapkan antara lain berupa:
- Sponsorship seminar kit (merchandise, buku, alat tulis, dll.)
- Bantuan dana operasional acara
- Dukungan lain yang dapat menunjang kelancaran acara
Seminar ini bertujuan untuk memberikan wawasan dan edukasi tentang digital marketing kepada para peserta yang terdiri dari mahasiswa, pelaku bisnis, serta praktisi di bidang pemasaran digital. Dengan adanya dukungan dari PT Mahada Group Internasional, kami yakin acara ini dapat berjalan dengan lebih optimal dan memberikan manfaat yang luas bagi peserta serta pihak sponsor.
Sebagai bentuk apresiasi, kami siap untuk memberikan ruang promosi bagi PT Mahada Group Internasional dalam bentuk pemasangan logo pada media promosi, penyebutan nama sponsor selama acara, serta peluang pemasaran langsung kepada peserta seminar.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Besar harapan kami agar PT Mahada Group Internasional dapat mendukung acara ini dan menjalin kerja sama yang saling menguntungkan. Kami sangat terbuka untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai bentuk kerja sama ini. Atas perhatian dan dukungannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Wagency
Tembusan: [jika ada, sebutkan pihak lain yang menerima salinan surat]
2. Surat Sponsorship Campus Job & Career Fair
[KOP SURAT PERUSAHAAN/INSTANSI JIKA ADA]
SURAT PERMOHONAN SPONSORSHIP
Nomor: 018/PKM-HIMSI/XI/2027
Lampiran: 1 Proposal Kegiatan
Perihal: Permohonan Sponsorship
Kepada Yth,
PT. Sinar Ritel Nusantara
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diselenggarakannya kegiatan “Campus Job & Career Fair 2027” yang diadakan oleh Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi Universitas Nusantara pada:
Hari/Tanggal: Sabtu–Minggu, 13–14 Desember 2027
Waktu: 09.00 – 17.00 WIB
Tempat: Aula Universitas Nusantara
Agenda Utama: Booth perusahaan, seminar karier, CV review, dan walk-in interview
Maka dengan ini kami bermaksud untuk mengajukan permohonan sponsorship kepada PT. Sinar Ritel Nusantara agar dapat berpartisipasi dalam mendukung acara ini. Adapun bentuk dukungan yang kami harapkan antara lain berupa:
- Sponsorship booth dan materi branding perusahaan
- Bantuan dana operasional (penataan venue, perlengkapan, dokumentasi)
- Dukungan merchandise untuk doorprize peserta
Kegiatan ini bertujuan mempertemukan mahasiswa dan fresh graduate dengan perusahaan, sekaligus meningkatkan kesiapan karier melalui sesi edukatif bersama praktisi industri. Dengan adanya dukungan dari PT. Sinar Ritel Nusantara, kami yakin acara ini dapat berjalan lebih optimal serta memberi manfaat bagi peserta, dan membuka peluang employer branding yang kuat bagi pihak sponsor.
Sebagai bentuk apresiasi, kami siap memberikan ruang promosi bagi PT. Sinar Ritel Nusantara berupa pemasangan logo pada seluruh media publikasi, penyebutan sponsor pada sesi pembukaan/penutupan, serta booth khusus untuk aktivasi rekrutmen dan promosi produk.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Besar harapan kami agar PT. Sinar Ritel Nusantara dapat mendukung acara ini dan menjalin kerja sama yang saling menguntungkan. Kami sangat terbuka untuk berdiskusi lebih lanjut terkait bentuk kerja sama. Atas perhatian dan dukungannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Panitia Campus Job & Career Fair 2027
Ketua Panitia,
(__________________)
Tembusan: Dekanat Fakultas Teknologi Informasi Universitas Nusantara
3. Surat Sponsorship Kegiatan Kebersihan Lingkungan
[KOP SURAT PERUSAHAAN/INSTANSI JIKA ADA]
SURAT PERMOHONAN SPONSORSHIP
Nomor: 007/KOM-HN/X/2027
Lampiran: 1 Proposal Kegiatan
Perihal: Permohonan Sponsorship
Kepada Yth,
PT. Hijau Lestari Indonesia
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diselenggarakannya kegiatan sosial “Aksi Bersih Sungai & Edukasi Daur Ulang 2027” yang diadakan oleh Komunitas Peduli Lingkungan Hijau Nusantara pada:
Hari/Tanggal: Minggu, 10 November 2027
Waktu: 06.30 – 12.00 WIB
Tempat: Area Sungai Cikapundung, Bandung
Agenda Utama: Bersih sungai, pemilahan sampah, edukasi warga, dan kampanye minim plastik
Maka dengan ini kami bermaksud untuk mengajukan permohonan sponsorship kepada PT. Hijau Lestari Indonesia agar dapat berpartisipasi dalam mendukung kegiatan ini. Adapun bentuk dukungan yang kami harapkan antara lain berupa:
- Bantuan perlengkapan kebersihan (sarung tangan, trash bag, penjepit sampah, masker)
- Bantuan dana operasional (transport relawan, konsumsi, dokumentasi)
- Dukungan hadiah edukatif (tumbler, totebag, atau merchandise ramah lingkungan)
Kegiatan ini bertujuan mengajak masyarakat menjaga kebersihan sungai sekaligus meningkatkan kesadaran pengelolaan sampah yang benar. Dengan adanya dukungan dari PT. Hijau Lestari Indonesia, kami yakin dampak kegiatan akan lebih luas, dan citra perusahaan sebagai pelaku usaha yang peduli lingkungan dapat semakin kuat di mata publik.
Sebagai bentuk apresiasi, kami siap memberikan ruang promosi berupa pencantuman logo pada poster dan media sosial, penyebutan sponsor pada sesi briefing, serta penyediaan area aktivasi untuk kampanye perusahaan di lokasi kegiatan.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Besar harapan kami agar PT. Hijau Lestari Indonesia dapat mendukung acara ini dan menjalin kerja sama yang saling menguntungkan. Kami sangat terbuka untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai bentuk kerja sama ini. Atas perhatian dan dukungannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Komunitas Hijau Nusantara
Ketua,
(__________________)
Tembusan: Koordinator Lapangan Kegiatan
4. Surat Sponsorship Pentas Seni & Bazaar Kreatif SMA
[KOP SURAT PERUSAHAAN/INSTANSI JIKA ADA]
SURAT PERMOHONAN SPONSORSHIP
Nomor: 024/OSIS-SMACIEKU/XI/2027
Lampiran: 1 Proposal Kegiatan
Perihal: Permohonan Sponsorship
Kepada Yth,
PT. Rasa Sehat Nusantara
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diselenggarakannya acara “Pentas Seni & Bazaar Kreatif SMACIEKU 2027” yang diadakan oleh OSIS SMA Negeri 2 Cikienaku pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 6 Desember 2027
Waktu: 08.00 – 16.30 WIB
Tempat: Lapangan Utama SMA Negeri 2 Cikienaku
Agenda Utama: Pentas seni siswa, bazaar kuliner, kompetisi band, dan charity corner
Maka dengan ini kami bermaksud untuk mengajukan permohonan sponsorship kepada PT. Rasa Sehat Nusantara agar dapat berpartisipasi dalam mendukung acara ini. Adapun bentuk dukungan yang kami harapkan antara lain berupa:
- Dukungan produk minuman/snack sehat untuk peserta dan panitia
- Bantuan dana operasional (sound system, panggung, keamanan)
- Merchandise/doorprize untuk kompetisi dan pengunjung
Acara ini bertujuan menjadi wadah kreativitas pelajar, menumbuhkan jiwa kolaborasi, serta memberikan pengalaman kewirausahaan melalui bazaar. Dengan adanya dukungan dari PT. Rasa Sehat Nusantara, kami yakin acara berjalan lancar dan memberi manfaat bagi peserta, sekaligus membuka peluang brand engagement yang relevan dengan segmen pelajar dan keluarga.
Sebagai bentuk apresiasi, kami siap memberikan ruang promosi berupa pemasangan logo di backdrop dan poster, penyebutan sponsor saat acara berlangsung, serta booth khusus untuk sampling produk dan aktivitas promosi.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Besar harapan kami agar PT. Rasa Sehat Nusantara dapat mendukung acara ini dan menjalin kerja sama yang saling menguntungkan. Kami sangat terbuka untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai bentuk kerja sama ini. Atas perhatian dan dukungannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
OSIS SMA Negeri 2 Cikienaku
Ketua Panitia,
(__________________)
Tembusan: Kepala Sekolah SMA Negeri 2 Cikienaku
5. Surat Sponsorship Digital Business Expo
[KOP SURAT PERUSAHAAN/INSTANSI JIKA ADA]
SURAT PERMOHONAN SPONSORSHIP
Nomor: 031/EXPO-DIGI/XII/2027
Lampiran: 1 Proposal Kegiatan
Perihal: Permohonan Sponsorship
Kepada Yth,
PT. Inovasi Finansial Digital
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diselenggarakannya “Digital Business Expo 2027” yang diadakan oleh Panitia Expo Digital Indonesia pada:
Hari/Tanggal: Sabtu–Senin, 20–22 Desember 2027
Waktu: 10.00 – 20.00 WIB
Tempat: Jakarta Convention Center (JCC)
Agenda Utama: Pameran startup & UMKM, talkshow industri, business matching, demo produk
Maka dengan ini kami bermaksud untuk mengajukan permohonan sponsorship kepada PT. Inovasi Finansial Digital agar dapat berpartisipasi dalam mendukung acara ini. Adapun bentuk dukungan yang kami harapkan antara lain berupa:
- Sponsorship dana operasional (venue, produksi panggung, dokumentasi)
- Dukungan aktivasi pembayaran digital (QR, promo cashback, booth edukasi)
- Merchandise dan hadiah untuk pengunjung (voucher, goodie bag)
Acara ini menargetkan pelaku UMKM, komunitas startup, serta pengunjung umum dengan estimasi 15.000 pengunjung selama tiga hari. Dengan adanya dukungan dari PT. Inovasi Finansial Digital, kami yakin expo dapat berjalan optimal dan memberi nilai tambah melalui edukasi transaksi non-tunai, sekaligus memperluas brand awareness sponsor di ekosistem teknologi dan bisnis.
Sebagai bentuk apresiasi, kami siap memberikan ruang promosi berupa penempatan logo di seluruh materi promosi, booth utama di area strategis, penyebutan sponsor pada sesi utama, serta integrasi brand pada materi dokumentasi dan publikasi digital.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Besar harapan kami agar PT. Inovasi Finansial Digital dapat mendukung acara ini dan menjalin kerja sama yang saling menguntungkan. Kami sangat terbuka untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai bentuk kerja sama ini. Atas perhatian dan dukungannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Panitia Digital Business Expo 2027
Ketua Panitia,
(__________________)
Tembusan: Koordinator Sponsor & Partnership
6. Surat Sponsorship Event Lari
[KOP SURAT PERUSAHAAN/INSTANSI JIKA ADA]
SURAT PERMOHONAN SPONSORSHIP
Nomor: 010/RUN4CARE/XI/2027
Lampiran: 1 Proposal Kegiatan
Perihal: Permohonan Sponsorship
Kepada Yth,
PT. Sehat Bersama Farma
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diselenggarakannya kegiatan “Run for Care 2027” yang diadakan oleh Komite Kegiatan Sosial Kota Bandung pada:
Hari/Tanggal: Minggu, 23 November 2027
Waktu: 05.30 – 10.30 WIB
Tempat: Start/Finish Lapangan Gasibu, Bandung
Agenda Utama: Lari 5K & 10K, cek kesehatan gratis, donor darah, dan edukasi gaya hidup sehat
Maka dengan ini kami bermaksud untuk mengajukan permohonan sponsorship kepada PT. Sehat Bersama Farma agar dapat berpartisipasi dalam mendukung acara ini. Adapun bentuk dukungan yang kami harapkan antara lain berupa:
- Bantuan produk kesehatan (vitamin, hand sanitizer, P3K, dll.)
- Bantuan dana operasional (medis, keamanan lintasan, water station)
- Dukungan hadiah dan merchandise untuk peserta (jersey, medali, goodie bag)
Kegiatan ini bertujuan mendorong gaya hidup sehat sekaligus menggalang dukungan sosial melalui rangkaian kegiatan kemanusiaan. Dengan adanya dukungan dari PT. Sehat Bersama Farma, kami yakin acara dapat berlangsung aman, nyaman, dan memberikan manfaat luas bagi masyarakat, serta memperkuat positioning sponsor sebagai brand yang peduli kesehatan publik.
Sebagai bentuk apresiasi, kami siap memberikan ruang promosi berupa pemasangan logo di jersey dan medali, penyebutan sponsor pada opening ceremony, booth khusus untuk edukasi produk, serta publikasi sponsor pada media sosial dan press release kegiatan.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Besar harapan kami agar PT. Sehat Bersama Farma dapat mendukung acara ini dan menjalin kerja sama yang saling menguntungkan. Kami sangat terbuka untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai bentuk kerja sama ini. Atas perhatian dan dukungannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Panitia Run for Care 2027
Ketua Panitia,
(__________________)
Tembusan: Dinas Kesehatan Kota Bandung
Donwload Surat Permohonan Sponsorship .Doc
Buat kamu yang lagi membutuhakan surat permohonan sponsorship dalam bentuk ms word, bisa download filenya disini, silahkan edit dan sesuaikan dengan kebutuhan kamu ya.
Sebagai kesimpulan, surat permohonan sponsorship merupakan hal penting yang dapat membuka peluang kerja sama antara penyelenggara acara dan calon sponsor.
Surat ini harus dibuat secara profesional, menyampaikan kebutuhan secara jelas, serta memberikan nilai tambah bagi pihak sponsor. Dengan demikian, calon sponsor akan lebih tertarik untuk mendukung acara yang diselenggarakan.
Kesalahan Penulisan Surat Sponsorship Event
Sebelum kamu kirim suratnya, lebih baik simak dulu kesalahan umum apa saja yang sering dilakukan oleh orang-orang.
- Mindset meminta sumbangan: bahasanya terlalu memohon dan meminta dana atau kekurangan biaya. Harusnya lebih fokus ke kebutuhan panitia dan benefit yang diberikan.
- Benefit terlalu biasa: keuntungan seperti Logo di spanduk itu sudah sangat ketinggalan, seharusnya diganti jadi digital activation atau booth untuk jualan.
- Terget audiens semua kalangan: kesalahannya ada di target audiens yang terlalu umum, sebaiknya buat lebih rinci seperti generasi zilenial usia 18-24 tahun, domisili Jakarta Selatan, memiliki minat pada musik indie dan steet fashion.
- Kontak person tidak formal: foto profil WA CP yang anime atau random akan dianggap kurang terpecaya, sebaiknya ganti dengan foto asli yang menunjukan muka dengan jelas.
- Tidak terencana: mepet deadline acara dan perusahaan yang dimintai juga bergerak dibidang yang tidak selaras dengan tema event bisa membuat mereka tidak mau memberikan dana. Jadi baiknya sesuaikan perusahaan tujuan dengan tema acara terus atur timeline agar tidak mepet deadline.
FAQ Seputar Surat Pemohonan Sponsorship
Q: Berapa panjang dan bagaimana nada surat sponsorship yang ideal untuk sponsor korporat?
A: Maksimal 1 halaman, jangan lebih dan untuk nadanya usahakan formal dan hormat serta pakai gaya bahasa yang baku.
Q: Apa cara terbaik untuk mengirim surat sponsorship?
A: Swaggiest bisa kirim ke Linkedin dan email perusahaan. Selain itu bisa juga ke Kitabisa, Sociabuzz atau Slice dan datang langsung.
Q: Perusahaan terbaik untuk dikirim surat sponsorship event?
A: Kalau event kampus atau pensi, ada mayora, Indofood, Sosro, dan Nutrifood. Ada juga perbankan, DANA, dan GoPay buat event besar, dan festival. Terus kalau tentang olahraga ada Djarum dan Sampoerna.
Sudah Tidak Bingung Lagi Soal Sponsorship
Itulah contoh surat sponsorship event yang bisa kamu pakai sebagai referensi dan contoh. Nanti selanjutnya bisa disesuaikan dengan kebutuhan acara.
Selain itu, acara juga tidak akan seru kalau tanpa souvenir dan merch, dan kalau butuh vendor merch dan souvenir event, bisa kunjungi website resmi Hello Swag.
Di Hello Swag kamu bisa dapat banyak sekali keuntungan, mulai dari gratis ongkir untuk wilayah tertentu, gratis konsultasi, dan garansi on time.
Kamu bisa langsung hubungi customer service Hello Swag di bawah ini untuk pemesanannya. Jadi tidak perlu ragu lagi, ayo buat acaramu jadi lebih ceria dengan pantun dan souvenir Hello Swag.
