Ketika hendak menggelar lomba, entah lomba apapun itu jangan lupa buat tor terlebih dahulu. TOR atau Term of Reference merupakan dokumen penting yang menjadi acuan dalam penyelenggaraan suatu kegiatan, termasuk lomba. TOR memberikan gambaran menyeluruh tentang konsep, tujuan, dan teknis pelaksanaan kegiatan sehingga memudahkan panitia, peserta, maupun pihak pendukung dalam memahami keseluruhan kegiatan. Berikut adalah cara membuat TOR lomba secara sistematis:
Lagi Nyari Souvenir Event untuk Lomba? Order DI HelloSWAG.id Aja!
1. Menyusun Latar Belakang
Latar belakang adalah penjelasan mengenai alasan diadakannya lomba. Pada bagian ini, paparkan kondisi atau permasalahan yang melatarbelakangi kegiatan serta pentingnya lomba tersebut. Latar belakang sebaiknya ditulis secara ringkas namun informatif, sehingga pembaca dapat memahami urgensi kegiatan.
Contoh:
“Dalam rangka meningkatkan minat dan bakat siswa di bidang seni, OSIS SMA Negeri 1 mengadakan Lomba Poster Digital tingkat sekolah…”
2. Menentukan Tujuan Kegiatan
Tujuan kegiatan menjelaskan apa yang ingin dicapai dari penyelenggaraan lomba. Tujuan ini harus konkret, relevan dengan latar belakang, dan dapat diukur. Biasanya ditulis dalam bentuk poin-poin.
Contoh:
- Menumbuhkan kreativitas siswa dalam bidang desain grafis
- Meningkatkan semangat kompetisi yang sehat antar peserta
3. Membuat Nama dan Tema Kegiatan
Nama dan tema kegiatan harus menarik serta mencerminkan isi dari lomba. Tema bisa menjadi benang merah dari seluruh kegiatan dan dapat digunakan untuk menyesuaikan kriteria penilaian lomba.
Contoh:
- Nama Kegiatan: Lomba Poster Digital SMA Negeri 1
- Tema: “Ekspresikan Ide Hijauku untuk Bumi Lebih Lestari”
Baca Juga : Apa Itu TOR (Term of Reference) dan Manfaatnya
4. Menentukan Bentuk dan Jenis Kegiatan
Jelaskan secara spesifik bentuk kegiatan lomba. Apakah itu lomba individu atau kelompok? Online atau offline? Sertakan pula jenis-jenis lomba jika ada lebih dari satu.
Contoh:
- Bentuk: Lomba individu
- Jenis: Lomba desain poster digital
5. Menentukan Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Cantumkan tanggal dan waktu pelaksanaan kegiatan, serta lokasi atau media yang akan digunakan. Jika lomba diadakan secara daring, tuliskan platform yang digunakan (misalnya Zoom atau Google Meet).
Contoh:
- Waktu: 20 Mei 2025, pukul 09.00–12.00 WIB
- Tempat: Aula SMA Negeri 1 / via Zoom Meeting
6. Observasi Peserta Kegiatan
Identifikasi siapa saja yang menjadi target peserta lomba. Sertakan jumlah peserta yang diharapkan, latar belakang, serta kriteria peserta.
Contoh:
- Sasaran peserta: Siswa kelas X dan XI SMA Negeri 1
- Jumlah peserta: Maksimal 50 orang
7. Membuat Susunan Acara
Susunan acara harus disusun secara runtut dari awal hingga akhir kegiatan. Ini membantu kelancaran pelaksanaan serta sebagai panduan waktu bagi panitia dan peserta.
Contoh:
- Pembukaan
- Sambutan ketua panitia
- Penjelasan teknis lomba
- Pelaksanaan lomba
- Pengumuman pemenang
- Penutupan
8. Membentuk Panitia Pelaksana
Sertakan struktur organisasi panitia lengkap dengan nama, jabatan, dan tugas masing-masing. Ini menunjukkan pembagian tanggung jawab yang jelas dalam tim pelaksana.
Contoh:
- Penanggung jawab: Kepala Sekolah
- Ketua panitia: Aditya Pratama
- Sekretaris: Sinta Dewi
- Bendahara: Rio Alamsyah
- Sie acara, konsumsi, dokumentasi, dsb.
9. Membuat Anggaran Dana
Anggaran dana mencakup semua kebutuhan biaya untuk pelaksanaan lomba. Rinciankan pos-pos pengeluaran seperti konsumsi, hadiah, perlengkapan, hingga biaya teknis lain.
Contoh:
- Hadiah lomba: Rp1.500.000
- Konsumsi panitia: Rp500.000
- Spanduk dan publikasi: Rp300.000
- Total anggaran: Rp2.300.000
Menyusun TOR merupakan langkah penting dalam perencanaan sebuah lomba, hal ini agar lomba dapat berjalan secara terstruktur dan sesuai tujuan. Dengan menyusun latar belakang, menentukan tujuan, tema, bentuk kegiatan, serta aspek teknis seperti waktu, tempat, peserta, hingga anggaran, TOR menjadi acuan utama bagi seluruh pihak yang terlibat.
TOR yang lengkap dan jelas dapat mempermudah pelaksanaan serta meningkatkan kredibilitas dan profesionalitas penyelenggara. Maka dari itu, pastikan setiap poin dalam TOR disusun dengan cermat dan sesuai kebutuhan kegiatan.
