Kamu baru pertama kali membut event? berikut ini cara membuat event yang benar. Sebetulnya ada banyak langkah yang harus di tempuh untuk membuat sebuah event menjadi sukses besar.
Kamu Lagi Butuh Souvenir Event Custom? Order di HelloSWAG.id Aja!
Event sendiri merupakan sebuah acara yang di gelar untuk suatu tujuan tertentu, setiap event pasti memiliki maksudnya sendiri seperti, event seminar yang bertujuan mengedukasi. Event PON bertujuan untuk menyeleksi atlet agar bisa bertarung dalam skala internasional, event konser balckpink yang bertujuan untuk mendapatkan cuan dan masih banyak lagi.
Apabila kamu ingin membuat event, mohon perhatikan langkah-langkah dibawah ini agar acara yang akan kamu lakukan berjalan dengan lancar. Berikut 10 Langkah Cara Membuat Event
1. Membuat Konsep Event
Hal pertama yang harus kamu pikirkan adalah konsep dari acaranya, mau bagaimana event ini berlangsung, tema yang diangkat apa, Siapa audiensnya, apa targetnya, indicator suksesnya apa, Kapan, Dimana, Dan siapa, teknisnya seperti apa, biayanya darimana, dan masih banyak hal yang perlu kamu perhatikan untuk membuat konsep.
2. Membuat Timeline
Timeline merupakan representasi visual dari urutan peristiwa atau kegiatan dalam urutan waktu tertentu. Garis waktu sangat penting untuk membuat event berjalan sesuai dengan yang kamu inginkan. Susunlah dan perkirakan timeline secara tepat, ingat jangan menyusun timeline secara asal-asalan.
3. Membuat Struktur Bidang Panitia
Setelah konsep dan timeline selesai kamu buat, sekarang silahkan buat struktur panitia, bidang apa saja yang akan kamu butuhkan, butuh berapa bidang dan berapa orang jumlahnya. Buatlah bidang-bidang yang memang acara anda akan butuhkan.
Sebagai masukan, bidang yang selalu ada dalam sebuah event; bidang acara, bidang publikasi, bidang humas, bendahara, sekretaris, dan ketua.
4. Membuat jobdesk panitia
Deskripsi pekerjaan berfungsi untuk mengarahkan panitia agar bekerja sesuai dengan tupoksinya (tugas pokok dan fungsi). Jobdesk dibuat sesuai dengan bidang yang telah kamu buat sebelumnya.
Sebagai contoh; Bidang Humas (Hubungan Masyarakat) tugasnya berkaitan dengan perijinan, Bendahara bertugas untuk mengatur mengelola keuangan acara.
5. Membuat Event Panitia
Langkah selanjutnya dari cara membuat event adalah open rekruitmen panitia, kamu harus mencari dan menyeleksi setiap calon pantia yang melamar. Tempatkan seseorang sesuai bidang keahliannya, jangan sampai lintas bidang, karena ditakutkan perormanya tidak akan maksimal.
6. Sering Mengadakan Meeting Pantita
Ketika panita atau team sudah terbentuk, sering-seringlah melakukan meeting untuk membahas konsep yang kamu miliki denga seluruh panitia, meminta masukan dan kritik dari mereka. Buatlah meeting menjadi efektif dengan menentukan tema bahasan pada setiap pertemuan.
Contoh: meeting 1 – Perkenalan, Meeting 2 – Membahas Konsep, Meeting – 3, memberikan jobdesk dan membahasnya, Meeting 4 – Melacak progress dari setiap bidang, dan seterusnya.
7. Membuat RAB (Rencana Anggaran Biaya)
Sebuah event tidak akan berjalan jika tidak ada dana untuk menyelenggarakan, maka dari itu sangat perlu untuk kamu menyusun rencana agaran biaya (RAB) yang akan dikeluarkan.
Memberi intruksi kepada setiap bidang untuk membuath RAB terkait kebutuhannya. Kemudian kamu tinggal membuat RAB event untuk keseluruhan.
8. Menyusun Rundown Acara Sejak Dini
Membuat Event tentu tidak terlepas dari kegiatan yang terstruktur, dari peserta datang, pemateri memasuki ruangan dan sampai acara selesai harus disusun dengan baik. Perkiraan waktu menjadi factor penting, mintalah pendapat kepada beberapa orang untuk menentukan Rundown, hal ini diperlukan untuk meluaskan pemikiran anda.
Tidak sedikit acara yang gagal karena rundown berantakan, jadi usahakan untuk membuat rundown dari jauh-jauh hari agar bisa di survey serta dipraktekan sebelum acara mulai.
9. Menumbuhkan Kerjasama Team
Menciptakan acara yang sukses besar tidak hanya mengandalkan seseorang atau satu bidang, melainkan butuh kerjasama dari seluruh team. Bangunlah sebuah team yang solid, saling mendukung satu sama lain, bangun keharmonisan dalam team sehingga anggota betah dan tidak keluar di tengah jalan.
Perlu di ingat untuk menjadi ketua pelaksana dan memanage team harus memiliki sifat tegas dan terbuka, jangan keras kepala tapi harus menerima masukan. Jadilah tegas karena ketua berfungsi sebagai pengambil keputusan.
10. Membuat Souvenir untuk Acara
Hal terakhir dan yang terpenting dari cara membuat event, buatlah souvenir custom yang di khususkan untuk acara atau event kamu, buatlah sebuah souvenir yang bisa mengingatkan orang-orang di masa depan terhadap event yang kamu selenggarakan hari ini.
Souvenir event bisa berupa flashdisk, gantungan kunci, topi, totebag, payung, notebook, buku agenda, dan masih banyak lagi. Pilih juga vendor yang berpengalaman dan terpercaya, agar souvenir event kamu selesai tepat waktu.
Nah itulah 10 langkah cara membuat event agar terlaksana dengan baik, semoga dengan adanya informasi ini dapat menambah wawasan kamu.
